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E-mail: em sua equipe ele reduz ou aumenta distâncias?

Você já se viu enviando um e-mail para seu colega de trabalho na mesa ao lado, para discutir um assunto que poderia ser resolvido pessoalmente, de forma muito mais rápida?

Pois bem, este é o preço da tecnologia! Sabe-se que a prática já contagiou pessoas de todas as idades, dentro ou fora do trabalho, e garante agilidade, privacidade e segurança para se tratar de vários assuntos. Por isso, tornou-se praticamente irresistível.

Entretanto, principalmente no mundo corporativo é preciso critério, pois, em muitas situações, mesmo com a intenção de agilizar o processo, a comunicação se torna deficiente dentro da empresa .

Uso consciente
Por acaso já ouviu a frase: "vamos formalizar por e-mail?" Talvez esta seja a maior vantagem deste recurso no relacionamento: documentar o que foi decidido para que quaisquer dúvidas futuras sejam esclarecidas com facilidade.

Agora, como qualquer prática, o exagero leva a um vício bastante prejudicial. Qualquer assunto, a qualquer momento, vira tema de e-mail. Quando você se dá conta, passa boa parte do seu dia recebendo e encaminhando mensagens! Isso sem falar nas pendências que vão surgindo por meio de "solicitações eletrônicas".

Já passou por isso?
No caso de um cliente, por exemplo, ele lhe solicita algo por e-mail e você não entende exatamente do que se trata. Por isso, responde pedindo mais informações, que ele só lhe passa no dia seguinte.

Logo de manhã, você abre o novo e-mail e entende o que ele quer, mas para fornecer o que é pedido precisa consultar outra área. Então, responde que tomará as providências necessárias e, no embalo, já encaminha um e-mail também para o departamento responsável. E assim, a história vai longe. Detalhe: seu chefe é copiado em todas as mensagens enviadas e recebidas!

Em muitas situações, uma simples ligação telefônica poderia abreviar todo o processo. A formalização é sim importante, mas na fase inicial (solicitação) e na conclusão do serviço. As idas e vindas de mensagens desgastam o relacionamento, podem ser mal interpretadas e aumentar muito mais o tempo necessário para a tarefa.

Treinamento nunca é demais
Para que se estabeleça uma boa comunicação, é recomendável, dependendo do cargo do novo contratado, que se oriente os funcionário logo nos primeiros dias de trabalho quanto à utilização do e-mail: que tipo de mensagem irá receber, como organizá-las e qual a melhor forma de estabelecer contato com clientes, fornecedores, colegas de trabalho etc.

Dentro da empresa, o ideal é que o e-mail seja utilizado somente em situações prioritárias. Nada de dar broncas ou desabafar seu nervosismo pela rede!

Faça a sua parte cultivando o diálogo. Existem muitos assuntos que têm outro peso, se abordados pessoalmente. O olho no olho gera muito mais entendimento e uma percepção correta dos fatos. É claro que isto implica em um outro tipo de treinamento: o gerenciamento do tempo destinado à conversa. Não se estenda demais em reuniões!

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"Não vos conformeis com este mundo, mas transformai-vos pela renovação do vosso espírito" (Rm 12,2)